Personalentwicklung an der FH Südwestfalen

Das wichtigste Ziel des Einarbeitungsprozesses ist die Entwicklung qualifizierter, motivierter, integrierter und sich mit der Hochschule identifizierender Mitarbeiter*innen. Um die Führungskräfte und die neuen Beschäftigten bei der Erreichung dieses Ziels zu unterstützen, werden verschiedene Instrumente zur Verfügung gestellt.

Das grundlegende Dokument ist die Checkliste für Führungskräfte zum Onboarding neuer Beschäftigter, aus welcher auf alle anderen Unterlagen, die zur Verfügung gestellt werden, mit Internetlinks verwiesen wird. Hier sind alle wichtigen Punkte von der Vorbereitung des Onboardings bis zu den ersten Wochen der Einarbeitungsphase aufgeführt.
Der Einarbeitungsplan dient als Grundlage zur Planung des Kennenlernens der einzelnen Tätigkeitsbereiche. Zusätzlich soll hier das Führen eines Zwischen- und Abschlussgespräches festgehalten werden.
Diese beiden Dokumente sind für die Führungskräfte der Hochschulverwaltung verpflichtend und müssen nach Abschluss der Einarbeitung - spätestens jedoch nach 6 Monaten - ausgefüllt und unterschrieben an das Sachgebiet 1.2 gesendet werden.

Onboarding-Checkliste für Führungskräfte
Einarbeitungsplan

Die Onboarding-Präsentation kann genutzt werden, um der*dem neue*n Kolleg*in einen Überblick über die Hochschule, wichtige Ansprechpartner*innen und Prozesse zu geben. Hierbei ist es wichtig, dass entsprechende Informationen eigens ergänzt oder angepasst werden müssen. Alle vorgegebenen Inhalte sind mit den betreffenden Sachgebieten abgestimmt.

Onboarding-Präsentation

Darüber hinaus steht eine Team-Präsentation zur Verfügung, die zur persönlichen Vorstellung bzw. zum Kennenlernen innerhalb des Teams Verwendung finden kann.

Team-Präsenation

Aufgrund des vorrangigen mobilen Arbeitens während der Coronavirus-Pandemie fand am 23.03.2021 erstmalig ein digitales Welcome-Meeting für alle neuen Beschäftigten der Hochschulverwaltung statt.
Hier konnten die neuen Kolleg*innen unseren Kanzler sowie den Personalrat kennenlernen. Im weiteren Verlauf gab es die Möglichkeit, an einem Rahmenprogramm zur Vernetzung und zum informellen Austausch teilzunehmen.

Eine Neuauflage ist bereits in Planung.

An der FH Südwestfalen gibt es ein vielfältiges Ausbildungsangebot. Dies ist u.a. auch durch die Spezifika der verschiedenen Standorte möglich. Die damit einhergehende räumliche Trennung als auch die aktuelle Situation durch die Pandemie tragen jedoch auch dazu bei, dass es für die Auszubildenden schwer ist, sich untereinander zu vernetzen. Aus diesem Grund fand am 05.08.2021 erstmalig ein digitales Welcome-Meeting für Auszubildende statt.

In dem ersten Teil der Veranstaltung lernten die neuen Auszubildenden die Hochschule sowie zentrale Personen in ihren Funktionen kennen.

Im zweiten Teil stießen die übrigen Auszubildenden dazu und es hatten alle die Möglichkeit, sich bei verschiedenen Programmpunkten untereinander zu vernetzen.

Mit dem Kontakthalte- und Wiedereinstiegsprogramm sollen längere Abwesenheitszeiten aus verschiedenen persönlichen oder familiären Gründen gezielt berücksichtigt werden.
Ziel dieses Programmes ist es, sowohl für die*den Beschäftigte*n als auch für die Führungskraft, Planungssicherheit und Transparenz zu schaffen, während der Abwesenheit – soweit von der*m Beschäftigten gewünscht – Kontakt zu halten und den beruflichen Wiedereinstieg an unserer Hochschule zu erleichtern. Die Unterlagen sollen Ihnen dabei zur Orientierung dienen, Ihnen Gesprächsimpulse geben und Sie darin unterstützen, eine längere Abwesenheit für alle Beteiligten bestmöglich zu gestalten.

Leitfaden
Checkliste bei Mutterschutz, Elternzeit und Beurlaubung zur Kinderbetreuung
Checkliste bei Pflegezeit und Beurlaubung zur Pflege naher Angehöriger
Checkliste bei sonstigen längeren Abwesenheiten
Protokollvordruck

Das Format des Mitarbeitergesprächs bietet für die*den Einzelne*n einen regelmäßigen Anlass, die eigene Arbeitszufriedenheit zu reflektieren und sich auch Gedanken über wichtige Einflussfaktoren zu machen. Die Gestaltung dieser Faktoren, die beispielsweise das Arbeitsumfeld, die Führung und Zusammenarbeit, die Arbeitsaufgaben sowie Förder- und Entwicklungsmaßnahmen betreffen können, ist dann Inhalt des Gesprächs zwischen Beschäftigter*m und Führungskraft. Die Teilnehmenden haben auf diese Weise die Möglichkeit, Absprachen zu treffen oder Ideen festzuhalten, die nachhaltig zur individuellen Entwicklung einerseits und zur konstruktiven Zusammenarbeit andererseits beitragen.

Mit den folgenden Unterlagen möchten wir Sie bei der Vorbereitung und Durchführung der Gespräche unterstützen.

Dienstvereinbarung
Präsentation Infoveranstaltung

Unterlagen zur Durchführung
Leitfaden
Vorbereitungsbogen
Dokumentationsvorlage

Das Arbeiten im Homeoffice bringt sowohl für die einzelnen Beschäftigten und Führungskräfte als auch das gesamte Team Veränderungen mit sich. Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Impuls zeigen, wie Sie und Ihr Team auch auf Distanz Ihren Arbeitsalltag gemeinsam gestalten können. Dabei haben wir den Fokus auf folgende Themen gesetzt:

• Isolation vermeiden, Bindung stärken!
  Erfahren Sie wertvolle Informationen und Tipps für die Durchführung eines Online-Meetings, zur persönlicheren Teamkommunikation sowie zur Stärkung des Teamgefühls durch die Organisation von Freizeitangeboten.
• Richtig Feedback geben
  Auch im Homeoffice ist es wichtig regelmäßig Feedback zu geben. Wie Sie dies konstruktiv machen und worauf Sie dabei achten sollten, können Sie in diesem Themenblock nachlesen.
• Zusammenarbeit stärken
  Nutzen Sie Sciebo und Zoom, um Ihre Zusammenarbeit noch effizienter zu gestalten. Hier erfahren Sie wie.
• Methodensammlung
  Die Distanz kann schnell dazu führen, dass Transparenz und Interaktion abnehmen. Mit einem digitalen Aufgaben- und Projektmanagement, regelmäßigen Retrospektiven sowie verschiedenen Übungen für Ihre Videokonferenzen können Sie dem entgegenwirken.

Folien als PDF zum Download

Materialsammlung
Vorlage für Kudo-Karten
Vorlage für Projekt- und Aufgabenmanager als Exceltabelle

Linksammlung
Sciebo - Campuscloud
Mentimeter - interaktives Umfragetool
Random-Picker-Wheel - Warm-Up-Tool für Onlinemeetings
Brightful Meeting-Games - Warm-Up-Tools für Onlinemeetings
Workshop-Spiele - Warm-Up-Tools für Onlinemeetings

Der an FH SWF zur Umsetzung digitaler Lehrveranstaltungen eingesetzte Videokonferenzdienst Zoom bietet auch vielfältige Möglichkeiten und Funktionen für die Durchführung von Besprechungen und zur Gestaltung synchroner Zusammenarbeit im Homeoffice. In diesem Impuls erhalten Sie alle wesentlichen Informationen vom Anlegen eines Kontos bis hin zur Einrichtung und Realisierung eines eigenen Meetings.

• Registrierung & Lizenzvergabe
  Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie sich bei Zoom registrieren und wie Sie eine Voll-Lizenz beantragen können.
• Installation des Zoom-Clients für Hochschulverwaltungsmitarbeiter*innen
  Zur aktiven Nutzung von Zoom empfiehlt sich die Installation der Desktop-Anwendung. Für die durch IT-Services betreuten dienstlichen Geräte erfolgen Installation und Updates über die Software-Verteilung ZCM.
• Teilnehmer*in in einem Zoom-Meeting
  Sie erhalten einen Überblick über die Möglichkeiten, sich bei Zoom anzumelden und als Teilnehmer*in einem Meeting beizutreten. Des Weiteren finden Sie eine Beschreibung der Bedienelemente, die Ihnen während einer Videokonferenz zur Verfügung stehen.
• Host in einem Zoom-Meeting
  Sie erfahren, wie Sie als Host ein Meeting anlegen und Teilnehmende einladen. Darüber hinaus lernen Sie einige nützliche Funktionen kennen, die Sie als Host einsetzen können (zum Beispiel: Anlegen von Breakout Sessions und Umfragen, verschiedene Möglichkeiten der Bildschirmfreigabe).

Folien zu Registrierung & Lizenzvergabe sowie Installation und Update des Zoom-Clients für Hochschulverwaltungsmitarbeiter*innen (Dezernat 6)
Folien zur Nutzung von Zoom (Guntram Fink, Blended Learning Ansprechpartner)

• Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via Zoom
  

Das Arbeiten im Homeoffice führt häufig zu Veränderungen des gewohnten Tagesablaufs, bietet erweiterte Möglichkeiten der Selbstorganisation und erfordert Selbstdiziplin. In diesem Impuls haben wir einige ausgewählte Tipps und Methoden zusammengestellt, um das eigene Zeitmanagement aktiv zu gestalten:

• Zeitdiebe aufdecken und eliminieren
  Fast jede*r kennt beruflich wie privat das Gefühl zu wenig Zeit für die Dinge zu haben, die man sich eigentlich vorgenommen hat. Wie entsteht dieser Zeitdruck und wie können wir damit umgehen?
• Wichtige und dringende Aufgaben unterscheiden
  In diesem Themenblock wird vorgestellt, wie Sie Ihre Aufgaben mithilfe des Eisenhower-Prinzips priorisieren können.
• Arbeitsphasen im Blick behalten
  Erfahren Sie wie die Pomodoro-Technik Ihnen dabei helfen kann, neue Arbeitsroutinen für die Erledigung von Aufgaben im Homeoffice aufzubauen.
• Motiviert in eine neue Woche starten
  Hier erhalten Sie hilfreiche Tipps für die Gestaltung Ihrer Wochen- und Tagesplanung und zu Methoden für deren Umsetzung.

Folien als PDF zum Download

Homeoffice ist eine Form des mobilen Arbeitens und unterliegt daher im Unterschied zur sogenannten Telearbeit nicht der Arbeitsstättenverordnung. Auch für das Arbeiten im Homeoffice gelten jedoch insbesondere das Arbeitszeitgesetz und das Arbeitsschutzgesetz. Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Impuls einen Überblick geben, welche Regelungen im Homeoffice zu berücksichtigen sind:

• Gestaltung der Arbeitszeit
  Hier finden Sie die wesentlichen Regelungen, die das Arbeitszeitgesetz im Hinblick auf die Dauer, die Verteilung und die Lage der Arbeitszeit konkret vorsieht.
• Arbeitsschutz
  Im Homeoffice trifft die*den Einzelne*n eine höhere Verantwortung selbst auf die Einhaltung von Arbeits-und Gesundheitsvorschriften zu achten, da die Arbeit außerhalb des arbeitgebereigenen Bereichs verrichtet und der überwiegende Teil der Umstände der Arbeit daher selbst bestimmt wird. Erfahren Sie, wo Sie Tipps, Impulse und Unterstützung finden können.
• Unfallversicherungsschutz
  Ein Unfall infolge einer versicherten Tätigkeit ist ein Arbeitsunfall und steht damit unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Hier finden Sie Informationen und konkrete Beispiele dazu, wann Sie im Homeoffice unfallversichert sind.
• Hinweise zum Datenschutz
  Die gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz und die in der Hochschule geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen finden auch auf die Arbeit im Homeoffice Anwendung. Die "Hinweise und Tipps zu Datenschutz und Datensicherheit im Homeoffice" geben Ihnen einen Überlick, worauf Sie achten müssen.

Folien als PDF zum Download

• Kurztipps für einen gelungenen Arbeitstag zuhause (Gesundheitsportal)
• Kurzinfo - Ergonomie und Gesundheitsschutz im Homeoffice (Stabsstelle AGU)
• Sicherheitshinweise mobiles Arbeiten im häuslichen Umfeld (Stabsstelle AGU)
• Hinweise & Tipps zu Datenschutz und Datensicherheit im Homeoffice (Datenschutzbeauftragte)

Das Projekt „Flexible Arbeit“ hat die Schaffung transparenter und verlässlicher Rahmenbedingungen zur Gestaltung der Arbeitszeit und des Arbeitsortes zum Ziel, die die Interessen der Beschäftigten und der Hochschule berücksichtigen.

Informationsveranstaltung Februar 2019
Einladung
Präsentation

Foren Flexible Arbeit September / Oktober 2020
Impulsvortrag

Übersicht über die aktuellen Weiterbildungsangebote

Richtlinien zum Rektoratsfonds für Forschungspersonal