Personalentwicklung an der FH Südwestfalen

Das wichtigste Ziel des Einarbeitungsprozesses ist die Entwicklung qualifizierter, motivierter, integrierter und sich mit der Hochschule identifizierender Mitarbeiter*innen. Um die Führungskräfte und die neuen Beschäftigten bei der Erreichung dieses Ziels zu unterstützen, werden verschiedene Instrumente zur Verfügung gestellt.

Das grundlegende Dokument ist die Checkliste für Führungskräfte zum Onboarding neuer Beschäftigter, aus welcher auf alle anderen Unterlagen, die zur Verfügung gestellt werden, mit Internetlinks verwiesen wird. Hier sind alle wichtigen Punkte von der Vorbereitung des Onboardings bis zu den ersten Wochen der Einarbeitungsphase aufgeführt.
Der Einarbeitungsplan dient als Grundlage zur Planung des Kennenlernens der einzelnen Tätigkeitsbereiche. Zusätzlich soll hier das Führen eines Zwischen- und Abschlussgespräches festgehalten werden.
Diese beiden Dokumente sind für die Führungskräfte der Hochschulverwaltung verpflichtend und müssen nach Abschluss der Einarbeitung - spätestens jedoch nach 6 Monaten - ausgefüllt und unterschrieben an das Sachgebiet 1.2 gesendet werden.

Onboarding-Checkliste für Führungskräfte (docx)
Einarbeitungsplan (docx)

Die Onboarding-Präsentation kann genutzt werden, um der*dem neue*n Kolleg*in einen Überblick über die Hochschule, wichtige Ansprechpartner*innen und Prozesse zu geben. Hierbei ist es wichtig, dass entsprechende Informationen eigens ergänzt oder angepasst werden müssen. Alle vorgegebenen Inhalte sind mit den betreffenden Sachgebieten abgestimmt.

Onboarding-Präsentation (pptx)

Darüber hinaus steht eine Team-Präsentation zur Verfügung, die zur persönlichen Vorstellung bzw. zum Kennenlernen innerhalb des Teams Verwendung finden kann.

Team-Präsentation (pptx)

Aufgrund des vorrangigen mobilen Arbeitens während der Coronavirus-Pandemie fand am 23.03.2021 erstmalig ein digitales Welcome-Meeting für alle neuen Beschäftigten der Hochschulverwaltung statt.
Hier konnten die neuen Kolleg*innen unseren Kanzler sowie den Personalrat kennenlernen. Im weiteren Verlauf gab es die Möglichkeit, an einem Rahmenprogramm zur Vernetzung und zum informellen Austausch teilzunehmen.

Eine Neuauflage ist bereits in Planung.

An der FH Südwestfalen gibt es ein vielfältiges Ausbildungsangebot. Dies ist u.a. auch durch die Spezifika der verschiedenen Standorte möglich. Die damit einhergehende räumliche Trennung als auch die aktuelle Situation durch die Pandemie tragen jedoch auch dazu bei, dass es für die Auszubildenden schwer ist, sich untereinander zu vernetzen. Aus diesem Grund fand am 05.08.2021 erstmalig ein digitales Welcome-Meeting für Auszubildende statt.

In dem ersten Teil der Veranstaltung lernten die neuen Auszubildenden die Hochschule sowie zentrale Personen in ihren Funktionen kennen.

Im zweiten Teil stießen die übrigen Auszubildenden dazu und es hatten alle die Möglichkeit, sich bei verschiedenen Programmpunkten untereinander zu vernetzen.

Mit dem Kontakthalte- und Wiedereinstiegsprogramm sollen längere Abwesenheitszeiten aus verschiedenen persönlichen oder familiären Gründen gezielt berücksichtigt werden.
Ziel dieses Programmes ist es, sowohl für die*den Beschäftigte*n als auch für die Führungskraft, Planungssicherheit und Transparenz zu schaffen, während der Abwesenheit – soweit von der*m Beschäftigten gewünscht – Kontakt zu halten und den beruflichen Wiedereinstieg an unserer Hochschule zu erleichtern. Die Unterlagen sollen Ihnen dabei zur Orientierung dienen, Ihnen Gesprächsimpulse geben und Sie darin unterstützen, eine längere Abwesenheit für alle Beteiligten bestmöglich zu gestalten.

Leitfaden (PDF)
Checkliste bei Mutterschutz, Elternzeit und Beurlaubung zur Kinderbetreuung (PDF)
Checkliste bei Pflegezeit und Beurlaubung zur Pflege naher Angehöriger (PDF)
Checkliste bei sonstigen längeren Abwesenheiten (PDF)
Protokollvordruck (PDF)

Das Format des Mitarbeitendengesprächs bietet für die*den Einzelne*n einen regelmäßigen Anlass, die eigene Arbeitszufriedenheit zu reflektieren und sich auch Gedanken über wichtige Einflussfaktoren zu machen. Die Gestaltung dieser Faktoren, die beispielsweise das Arbeitsumfeld, die Führung und Zusammenarbeit, die Arbeitsaufgaben sowie Förder- und Entwicklungsmaßnahmen betreffen können, ist dann Inhalt des Gesprächs zwischen Beschäftigter*m und Führungskraft. Die Teilnehmenden haben auf diese Weise die Möglichkeit, Absprachen zu treffen oder Ideen festzuhalten, die nachhaltig zur individuellen Entwicklung einerseits und zur konstruktiven Zusammenarbeit andererseits beitragen.

Mit den folgenden Unterlagen möchten wir Sie bei der Vorbereitung und Durchführung der Gespräche unterstützen.

Dienstvereinbarung (PDF)
Präsentation Infoveranstaltung (pptx)

Unterlagen zur Durchführung
Leitfaden (PDF)
Vorbereitungsbogen (PDF)
Dokumentationsvorlage (PDF)

Das Arbeiten im Homeoffice bringt sowohl für die einzelnen Beschäftigten und Führungskräfte als auch das gesamte Team Veränderungen mit sich. Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Impuls zeigen, wie Sie und Ihr Team auch auf Distanz Ihren Arbeitsalltag gemeinsam gestalten können. Dabei haben wir den Fokus auf folgende Themen gesetzt:

• Isolation vermeiden, Bindung stärken!
  Erfahren Sie wertvolle Informationen und Tipps für die Durchführung eines Online-Meetings, zur persönlicheren Teamkommunikation sowie zur Stärkung des Teamgefühls durch die Organisation von Freizeitangeboten.
• Richtig Feedback geben
  Auch im Homeoffice ist es wichtig regelmäßig Feedback zu geben. Wie Sie dies konstruktiv machen und worauf Sie dabei achten sollten, können Sie in diesem Themenblock nachlesen.
• Zusammenarbeit stärken
  Nutzen Sie Sciebo und Zoom, um Ihre Zusammenarbeit noch effizienter zu gestalten. Hier erfahren Sie wie.
• Methodensammlung
  Die Distanz kann schnell dazu führen, dass Transparenz und Interaktion abnehmen. Mit einem digitalen Aufgaben- und Projektmanagement, regelmäßigen Retrospektiven sowie verschiedenen Übungen für Ihre Videokonferenzen können Sie dem entgegenwirken.

Folien zum Download (PDF)

Materialsammlung
Vorlage für Kudo-Karten (PDF)
Vorlage für Projekt- und Aufgabenmanager als Exceltabelle (xlsx)

Linksammlung
Sciebo - Campuscloud
Mentimeter - interaktives Umfragetool
Random-Picker-Wheel - Warm-Up-Tool für Onlinemeetings
Brightful Meeting-Games - Warm-Up-Tools für Onlinemeetings
Workshop-Spiele - Warm-Up-Tools für Onlinemeetings

Der an FH SWF zur Umsetzung digitaler Lehrveranstaltungen eingesetzte Videokonferenzdienst Zoom bietet auch vielfältige Möglichkeiten und Funktionen für die Durchführung von Besprechungen und zur Gestaltung synchroner Zusammenarbeit im Homeoffice. In diesem Impuls erhalten Sie alle wesentlichen Informationen vom Anlegen eines Kontos bis hin zur Einrichtung und Realisierung eines eigenen Meetings.

• Registrierung & Lizenzvergabe
  Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie sich bei Zoom registrieren und wie Sie eine Voll-Lizenz beantragen können.
• Installation des Zoom-Clients für Hochschulverwaltungsmitarbeiter*innen
  Zur aktiven Nutzung von Zoom empfiehlt sich die Installation der Desktop-Anwendung. Für die durch IT-Services betreuten dienstlichen Geräte erfolgen Installation und Updates über die Software-Verteilung ZCM.
• Teilnehmer*in in einem Zoom-Meeting
  Sie erhalten einen Überblick über die Möglichkeiten, sich bei Zoom anzumelden und als Teilnehmer*in einem Meeting beizutreten. Des Weiteren finden Sie eine Beschreibung der Bedienelemente, die Ihnen während einer Videokonferenz zur Verfügung stehen.
• Host in einem Zoom-Meeting
  Sie erfahren, wie Sie als Host ein Meeting anlegen und Teilnehmende einladen. Darüber hinaus lernen Sie einige nützliche Funktionen kennen, die Sie als Host einsetzen können (zum Beispiel: Anlegen von Breakout Sessions und Umfragen, verschiedene Möglichkeiten der Bildschirmfreigabe).

Folien zu Registrierung & Lizenzvergabe sowie Installation und Update des Zoom-Clients (PDF) für Hochschulverwaltungsmitarbeiter*innen (Dezernat 6)
Folien zur Nutzung von Zoom (PDF) (Guntram Fink, Blended Learning Ansprechpartner)

• Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via Zoom
  

Ein gutes Zeitmanagement unterstützt dabei, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen, um ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Arbeit, Freizeit und persönlichen Bedürfnissen zu erreichen.
Insbesondere das Arbeiten im Homeoffice führt häufig zu Veränderungen des gewohnten Tagesablaufs, bietet erweiterte Möglichkeiten der Selbstorganisation und erfordert Selbstdiziplin.

In diesem Impuls haben wir einige ausgewählte Tipps und Methoden zusammengestellt, um das eigene Zeitmanagement aktiv zu gestalten:

• Zeitdiebe aufdecken und eliminieren
  Fast jede*r kennt beruflich wie privat das Gefühl zu wenig Zeit für die Dinge zu haben, die man sich eigentlich vorgenommen hat. Wie entsteht dieser Zeitdruck und wie können wir damit umgehen?
• Wichtige und dringende Aufgaben unterscheiden
  In diesem Themenblock wird vorgestellt, wie Sie Ihre Aufgaben mithilfe des Eisenhower-Prinzips priorisieren können.
• Arbeitsphasen im Blick behalten
  Erfahren Sie wie die Pomodoro-Technik Ihnen dabei helfen kann, neue Arbeitsroutinen für die Erledigung von Aufgaben im Homeoffice aufzubauen.
• Motiviert in eine neue Woche starten
  Hier erhalten Sie hilfreiche Tipps für die Gestaltung Ihrer Wochen- und Tagesplanung und zu Methoden für deren Umsetzung.

Folien zum Download (PDF)

Der Abschluss der Dienstvereinbarungen zur „Flexiblen Arbeit“ hat die Schaffung transparenter und verlässlicher Rahmenbedingungen zur Gestaltung der Arbeitszeit und des Arbeitsortes zum Ziel, die die Interessen der Beschäftigten und der Hochschule gleichermaßen berücksichtigen.

Zum 18.01.2023 sind die neuen Regelungen und damit auch die Modelle des zeit- und ortsflexiblen Arbeitens in Kraft getreten.

Alle Informationen und Unterlagen finden sich auf der Website zur Flexiblen Arbeit.

Übersicht über die aktuellen Weiterbildungsangebote

Die digitale Transformation hält auch in den Hochschulverwaltungen Einzug. Neben den technischen Voraussetzungen bedarf es aber auch Kompetenzen für den Umgang mit dem digitalen Wandel.

Aus diesem Grund wurde mit DIGI-V.nrw ein bei der HÜF-NRW angesiedeltes Fortbildungs- und Vernetzungsprogramm zur Entwicklung digitaler Kompetenzen in Hochschulverwaltungen geschaffen. Ziel ist es, "[...] Fach- und Führungskräfte im Zuge der digitalen Transformation mit den entsprechenden Kompetenzen auszustatten, Synergien und Vernetzungen zu schaffen bzw. auszubauen und einen Kulturwandel im Hinblick auf digitalisierte Verwaltungen zu ermöglichen." (DH.NRW, 2023).

Sie finden das Fortbildungsangebot des Projektes DIGI-V.nrw ab sofort im Online-Seminarprogramm der HÜF-NRW.

E-Learnings

Neben den klassischen synchronen Lernangeboten wurden im Rahmen des Projektes auch asynchrone Angebote in Form von E-Learnings entwickelt. Diese stehen allen Hochschulmitarbeitenden zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung. Die Kurse sind videobasiert und interaktiv aufgebaut, überschreiten eine Dauer von 120 Minuten nicht und können jederzeit unterbrochen und wieder aufgenommen werden. Damit lassen sie sich unkompliziert in den Arbeitsalltag integrieren. Mit Take-Away-Botschaften und Transferaufgaben können Sie Ihr neugewonnenes Wissen nachhaltig sichern.

Die E-Learning Angebote sind über das HÜF Lernmanagementsystem ILIAS abrufbar. Eine Anmeldung ist über den "Shibboleth Login" mit der FH Benutzerkennung ohne Registrierung möglich.

Weitere Informationen zu dem Projekt DIGI-V.nrw finden Sie auf der Projektwebsite unter digi-v.dh.nrw.

In der zentralen ASC ist als konkretes Ziel im Bereich Personal und Ressourcen definiert, dass das Hochschulpersonal bestmöglich für seine Aufgaben qualifiziert sein soll. Die strukturierte Förderung von Qualifizierungsmaßnahmen soll zur Erreichung dieses Ziels beitragen.
Dabei hängt der Erfolg nicht nur von der Qualität einer solchen Maßnahme ab, sondern im hohen Maße auch von der Passgenauigkeit des Angebotes zum Bedarf und der Zielgruppe. An dieser Stelle kommen interne Fortbildungen ins Spiel.

"Interne Fortbildungen sind Schulungsmaßnahmen, die innerhalb der Organisation stattfinden. Dies bezieht sich nicht zwangsläufig auf den Veranstaltungsort, sondern vielmehr auf den Kreis der Teilnehmenden sowie Organisator*innen, welche in diesem Fall bei der FH Südwestfalen beschäftigt sind. Die Inhalte können so auf den individuellen Bedarf zugeschnitten werden."

Doch wer kennt die Bedarfe besser, als die Expert*innen aus den jeweiligen Bereichen?
Aus diesem Grund bieten wir Ihnen an, Sie bei der Initiierung interner Fortbildungen zu unterstützen. Im ersten Schritt genügt es, wenn Sie uns den Bedarf unter Angabe des Themas und der Zielgruppe an personalentwicklung@fh-swf.de melden.

Weitere Informationen dazu finden Sie hier...
Flyer zu internen Fortbildungen (PDF)

Sie möchten wissen, wann, was passiert und wer alles an der Planung und Umsetzung beteiligt ist? Hier finden Sie alle Schritte...
Checkliste zur Initiierung, Planung und Durchführung einer internen Fortbildung (docx)

Sie haben den Bedarf bereits gemeldet und möchten sich bestmöglich auf den Austausch vorbereiten? Hier finden Sie alle Informationen, die wir von Ihnen benötigen...
Formular zur Initiierung einer internen Fortbildung (PDF)

Melden Sie sich in unserem Moodle Kurs " Angebote der Personalentwicklung" an und verpassen Sie keines unserer Inhouse-Angebote.

Richtlinien zum Rektoratsfonds für Forschungspersonal (PDF)

Die FH Südwestfalen ermöglicht mit ihren Angeboten eine durchgängige akademische Ausbildung vom Bachelor- über den Masterabschluss bis zur Promotion. Die Servicestelle für den wissenschaftlichen Nachwuchs bietet Promotionsinteressierten, Promovierenden sowie Postdocs an der FH Südwestfalen Information und Unterstützung rund um das Thema wissenschaftliche Karriere.

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